Como abrir uma ordem de serviço, passo a passo

Abrir a ordem de serviço é o momento em que o aparelho entra na sua assistência, e é nele que se decide se você vai ter prova, prazo e preço registrados ou só uma etiqueta colada no celular. O formulário do Nicell tem até 8 passos: dois deles são opcionais, o de pagamento só aparece quando a OS tem valor, e você pode voltar a qualquer um antes de finalizar.

Antes de começar

Tenha o cliente e o modelo do aparelho cadastrados. Se faltar algum dos dois, dá para criar na hora, mas o fluxo corre mais rápido com a busca pronta. Veja o guia de primeiros passos se ainda não cadastrou nada.

Os passos

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   ServiçosTodas OSNova OS

   Cliente

   Escolha o Tipo da OS: Normal para um conserto novo ou Garantia para um retorno (o caso da garantia tem tutorial próprio). Busque o cliente em Cliente * pelo nome. Em Tipo de entrega, marque Retirada na Loja ou Entrega; no segundo caso, informe o endereço e a Taxa de entrega.

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   Aparelho

   Se o cliente já deixou esse aparelho antes, escolha-o em Aparelho já cadastrado do cliente e tudo vem preenchido. Se não, informe Tipo de aparelho *, Marca * e Modelo *, mais IMEI e Serial. Digite o nome de um modelo que não existe para criá-lo na hora.

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   Problema relatado

   Escolha até 5 Tipos de serviço (troca de tela, bateria, conector…), marque os Sintomas e escreva o Relato do cliente * com as palavras dele. Em Anotações internas vai o que é só seu: suspeita do técnico, componentes afetados.

   • O relato do cliente é obrigatório e aparece para ele no acompanhamento
   • As anotações internas não aparecem para o cliente
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   Entrada do aparelho (opcional)

   Aqui ficam o Checklist de entrada, com as Fotos do aparelho (até 8), e os Acessórios entregues: marque tudo que o cliente deixou no balcão. Este passo é a sua prova do estado em que o aparelho chegou, e tem tutorial próprio.

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   Valores (opcional)

   Defina o que será cobrado em peças e mão de obra. Busque em Adicionar peça / produto o item do estoque; para cada um, confira o Fornecedor, a Qtd. vendida, a Qtd. utilizada (por padrão ela acompanha a vendida) e o Preço unit.. Com mais de um tipo de serviço, a mão de obra tem um valor para cada serviço, em Mão de obra por serviço; ao definir o Valor final cobrado, o que passar do valor das peças é dividido entre os serviços, mantendo a proporção de cada um, e mudar o valor de um deles desfaz essa divisão. Se o valor só será conhecido depois da análise, pule este passo e faça um orçamento.

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   Formas de pagamento

   Só aparece quando a OS tem valor a cobrar (peças, mão de obra ou taxa de entrega); sem valor, o formulário pula direto para o prazo. Informe como o serviço será pago: a primeira linha já vem com o total da OS, então basta escolher a Forma, ou dividir o Valor em mais de uma. O sistema mostra quanto ainda falta A distribuir (ou o Excedente). Se o pagamento será na entrega, deixe como A definir na entrega.

   • Marque a forma como recebida se o cliente já pagou
   • Use Parcelar para definir Nº de parcelas, Intervalo e Data do primeiro pagamento
   • Recebido e parcelado não se combinam na mesma forma de pagamento
   • Em Conta de entrada, escolha em qual conta o dinheiro entra
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   Prazo e prioridade

   Defina o Prazo de entrega e o técnico responsável (obrigatório; o botão Assumir escolhe você), e marque a Prioridade (da sem urgência à urgente). O Status inicial é opcional e, se você não escolher, a OS começa em Em reparo.

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   Revisão

   Confira os dados antes de finalizar: cliente, aparelho, itens do checklist, fotos, valores, pagamentos e prazo. Se algo estiver errado, volte ao passo correspondente, corrija e retorne à revisão. Finalize para criar a OS.

Se precisar sair no meio

Não perca o que já digitou: a OS fica salva como rascunho. Para retomar, abra Rascunhos dentro de Serviços; o menu mostra quantos rascunhos você tem. É útil quando o cliente deixa o aparelho e ainda não tem todos os dados.

Depois de criar

A OS aparece na lista e no quadro, na coluna do status inicial. Na página dela, o menu Mais ações reúne o que você faz em seguida: Link de rastreio, Enviar link de assinatura e Registrar checklist de saída. Cada um tem seu tutorial.

Registrar um serviço que já foi feito

Quem tem a permissão Registrar com data passada vê, no passo Cliente, o campo Data de entrada. Escolha um dia anterior a hoje e informe Concluída em, o dia em que o serviço terminou. O Nicell registra a OS já Finalizada, nessas datas, no histórico do cliente, no estoque e no DRE.

• O Tipo da OS fica travado em Normal: garantia não pode ter data passada.
• Os passos Entrada do aparelho e prazo e prioridade somem. Fica só o Técnico, quem fez o serviço.
• As peças saem do estoque com a data da conclusão, e o que estiver marcado como recebido entra nas contas nesse dia.
• Ninguém é avisado, nem o cliente nem a equipe, e a OS não conta no limite mensal do plano.
• Se a OS veio de outro sistema, informe o Nº no sistema anterior: o Nicell recusa o mesmo número duas vezes.