Uma loja pode vender muito e ficar sem dinheiro para pagar o aluguel. Outra pode ter dinheiro em caixa e, ainda assim, perder dinheiro a cada conserto. Quem decide pelo saldo do banco, ou pelo faturamento do mês, só descobre o problema quando ele já aconteceu.
Por que esses dados importam
Toda loja precisa responder duas perguntas diferentes, e cada uma tem um relatório:
- "Vai ter dinheiro para pagar o que vence?" É a pergunta do fluxo de caixa: o que entra e o que sai, e em que dia o dinheiro se move.
- "No fim das contas, a loja ganha dinheiro?" É a pergunta do DRE (Demonstração do Resultado do Exercício): quanto a loja ganhou e gastou para ganhar, mês a mês, e o que sobrou.
Uma não substitui a outra. A venda parcelada em três vezes é receita hoje, mas dinheiro só ao longo de três meses. A compra de peças para o estoque é dinheiro que sai hoje, mas só vira custo quando a peça é usada. Sem separar o que aconteceu do que entrou no caixa, os números enganam.
O que muda quando você tem os dois
- Decidir com antecedência. Ver, pelo saldo previsto, que a semana que vem aperta, e agir antes: cobrar, renegociar, adiar uma compra.
- Saber onde o lucro vaza. A margem bruta mostra se o preço cobre o custo das peças. A margem operacional mostra se o aluguel e as despesas cabem.
- Parar de misturar conceitos. Dinheiro no banco não é lucro, e lucro não é dinheiro disponível.
- Conversar com contador, banco e sócios com um relatório que todo mundo entende.
Como o Nicell resolve
Você já registra as OS, as vendas, os recebimentos e as contas a pagar. Os dois relatórios são montados sozinhos a partir desses registros, sem planilha e sem digitar nada de novo. Quanto mais certos esses registros, mais confiáveis eles ficam. Os dois ficam em Financeiro, para quem tem a permissão de ver relatórios.
Fluxo de caixa: o dinheiro, no dia em que ele se move
Abra Financeiro › Fluxo de caixa. A descrição da tela resume a regra: entradas e saídas pelo dia em que o dinheiro se move.
As visões
- `Mensal`: um ano inteiro, com uma coluna por mês.
- `Diário`: um mês, com uma coluna por dia.
Use o seletor de período para andar entre anos ou meses. No celular, a tela mostra um período de cada vez.
As linhas
- `Entradas realizadas`, `Saídas realizadas`: o que já foi pago, no dia do pagamento.
- `Entradas previstas`, `Saídas previstas`: o que ainda está pendente, no dia do vencimento.
- `Entradas em atraso`, `Saídas em atraso`: o que já venceu e não foi pago.
- `Resultado do período`: entradas realizadas menos saídas realizadas.
- `Saldo acumulado`: o dinheiro que você tem, calculado a partir das contas cadastradas em Bancos.
- `Saldo previsto`: o saldo acumulado mais o que está previsto.
As entradas se abrem por origem (Ordens de serviço, Vendas e Recebimentos avulsos), e as saídas, pela categoria da conta a pagar. Os Ajustes de saldo, como tarifa, retirada ou aporte, entram nas realizadas. As transferências entre contas ficam de fora, porque só trocam o dinheiro de lugar.
DRE: o resultado, por competência
Abra Financeiro › DRE, escolha o ano e leia de cima para baixo. A descrição da tela é Resultado do exercício por competência: cada valor entra no mês em que o fato aconteceu, não no mês em que o dinheiro caiu.
A estrutura
- 1
Receitas Operacionais
Soma Receita de Serviços (Mão de obra e Peças aplicadas), Venda de Produtos e Outras Receitas (Taxa de entrega e Recebimentos avulsos). O total é a Receita Bruta.
- 2
Deduções da Receita Bruta
Tira os Impostos sobre Vendas, os Descontos Concedidos (em OS e em vendas) e as Taxas de Meios de Pagamento. O que sobra é a Receita Líquida.
- 3
Custos Operacionais
O custo das peças e da mão de obra dos serviços, e o custo dos produtos vendidos. O resultado é o Resultado Bruto, seguido da Margem Bruta: quanto de cada real vendido sobra depois do custo.
- 4
Despesas Operacionais
Ocupação (aluguel, água, luz e internet, manutenção), Pessoal (folha e pró-labore), Administrativas e Comerciais (marketing). O resultado é o Resultado Operacional e a Margem Operacional.
- 5
Resultado Financeiro
Tarifas bancárias, juros e multas pagos, e descontos obtidos. O final é o Resultado Líquido e a Margem Líquida.
Todas as margens são calculadas sobre a receita bruta. Em um mês sem receita, a margem não é calculada, porque uma porcentagem sobre zero não existe.
De onde vêm os números
- OS: só entra a OS Finalizada, no mês em que foi finalizada. Orçamento e OS cancelada não geram receita.
- Vendas: só entram as Confirmadas, no mês da confirmação.
- Custo: vale o preço de custo gravado na peça ou no item na hora do uso ou da venda, não o preço de hoje do cadastro.
- Contas a pagar: entram pelo valor, no mês do vencimento, na linha da Categoria escolhida. Juros, multa e desconto vão para o resultado financeiro, no mês do pagamento.
- Compra de estoque não é despesa. A categoria Compras e estoque não aparece no DRE: o custo só vira resultado quando a peça é aplicada em uma OS ou o produto é vendido. Somar também a compra contaria o mesmo custo duas vezes.
Grupos e subgrupos abrem e fecham, e um clique em um valor mostra os lançamentos por trás dele, com a origem para você abrir. Exportar PDF gera o relatório do ano.
O mesmo mês, lido pelos dois
Um exemplo mostra por que os dois relatórios existem. Em setembro, a loja:
- vende um lote de aparelhos de R$ 6.000 em 3 vezes no cartão;
- compra R$ 10.000 em peças de um fornecedor;
- paga R$ 2.000 de aluguel.
- No DRE de setembro: entram os R$ 6.000 de receita e o custo dos aparelhos vendidos. As peças compradas ainda não aparecem, porque não foram usadas. O aluguel entra como despesa.
- No fluxo de caixa de setembro: entra só a parcela paga (R$ 2.000, líquida da taxa), e as outras ficam como previstas. Saem os R$ 10.000 da compra e os R$ 2.000 do aluguel. O saldo cai, mesmo com o DRE no azul.
Os dois estão certos. Um mostra o resultado; o outro, a folga de caixa. Uma loja saudável olha para os dois.
Para os relatórios merecerem confiança
- Dê baixa em tudo. Recebimentos e pagamentos pendentes aparecem como previstos ou em atraso, e distorcem o saldo (como dar baixa).
- Escolha a categoria certa nas contas a pagar: é ela que define a linha da despesa no DRE.
- Mantenha o preço de custo em dia. Receber pelo pedido de compra atualiza o custo sem esforço.
- Concilie com o banco. O extrato conciliado revela o que ficou de fora, como tarifas e Pix sem lançamento.