Estoque de assistência técnica tem um problema que o de loja comum não tem: as peças servem a aparelhos que mudam o tempo todo. Uma tela de um modelo antigo pode ficar meses na prateleira, e uma bateria muito pedida pode acabar na semana em que você mais precisa dela. Sem controle, você compra de menos e de mais ao mesmo tempo.
Por que controlar o estoque
- Não parar um conserto por falta de peça que você achava que tinha.
- Não comprar duas vezes a mesma peça por não lembrar que já havia uma.
- Saber quanto dinheiro está parado em peças que não giram.
- Dar o custo certo ao orçamento: o preço que você pagou pela peça entra no cálculo do conserto.
O mínimo para começar
- Cadastre cada peça uma vez, com nome padronizado: tipo da peça, aparelho e o que a diferencia das outras. Nomes soltos como "tela" e "display do cel" viram duas peças que não se conversam.
- Registre toda entrada com quantidade e custo pago. É daí que sai o custo médio.
- Dê baixa na peça quando ela é usada, ligando-a à ordem de serviço. Se a baixa depende de alguém lembrar, ela não acontece.
- Defina um saldo mínimo para as peças que você troca sempre. Abaixo dele, é hora de pedir.
- Faça uma contagem física de tempos em tempos e acerte as diferenças. Sem isso, o saldo do sistema vai se afastando da prateleira.
Peças de giro rápido e peças de giro lento
Nem toda peça merece o mesmo cuidado. Separe em dois grupos. As de giro rápido (as que você troca toda semana) pedem saldo mínimo e reposição constante. As de giro lento ou sob encomenda é melhor pedir quando o cliente aprova o orçamento, em vez de manter parado.
Pedido de compra: pedir e receber
Comprar de fornecedor também precisa de registro. Um pedido de compra diz o que foi pedido, a que preço e quando deveria chegar. Ao receber, você confere o que veio contra o que foi pedido, dá entrada no estoque e lança o que deve pagar. Assim a conta com o fornecedor fecha com o que está na prateleira.
Estoque e ordem de serviço andam juntos
A melhor forma de manter o estoque correto é fazer com que ele se mova por consequência da operação: a peça usada na OS sai do saldo, e o custo dela já entra no resultado do serviço. Quando estoque e OS vivem em lugares diferentes, alguém precisa lançar duas vezes, e uma das duas acaba esquecida.
Para ver como isso funciona na prática, veja o controle de estoque do Nicell. Se você já usa o sistema, o guia cadastrar produtos e controlar o estoque mostra o passo a passo.